Jeśli działasz w branży budowlanej, zdecydowanie prędzej niż później powinieneś bardzo dobrze zapoznać się z terminem „kary umownej”. Wchodzący na rynek przedsiębiorcy regularnie pytają, co oznacza kara umowna i dlaczego jest ona tak ważna. Z tego artykułu dowiesz się dlatego, co to kara umowna i jak skutecznie zastrzec ją w umowie, abyś faktycznie, w razie problemów z kontrahentem, mógł się na nią powołać. 

Co to kara umowna?

Kara umowna (art. 483 KC) to dodatkowe zastrzeżenie zawarte w treści umowy, które przewiduje, że w razie wystąpienia szkody wynikającej z niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania o charakterze niepieniężnym, drugiej stronie będzie należeć się specjalne „odszkodowanie” pieniężne w określonej sumie, zwane właśnie karą umowną. Kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości – bez względu na wysokość poniesionej szkody. 

Głównym zadaniem kary umownej jest zmobilizowanie stron do starannego i terminowego wykonania umowy. W ten sposób zabezpieczają one swoje interesy, a przy tym ułatwiają dochodzenie ewentualnych roszczeń. Dochodzenie kary umownej jest bowiem łatwiejsze i szybsze niż „klasycznego” odszkodowania. 

Kara umowna jako skonkretyzowana kwota pieniężna

Kara umowna powinna być tak określona, aby można ją było obliczyć na podstawie umowy w chwili jej zawarcia. 

Ważne: Z treści art. 483 KC, dopuszczającego zastrzeżenie kary umownej w „określonej sumie”, wynika nakaz wyrażenia jej kwotowo w chwili zastrzegania. Nie oznacza to jednak obowiązku podania konkretnej sumy pieniężnej stanowiącej karę umowną. Strony mogą wprowadzić również miernik jej wyliczenia, jednocześnie opisując sposób, w jaki należy dokonywać obliczeń.

Przykład: „W przypadku opóźnienia w wykonaniu przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,1% wartości netto Umowy za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, licząc od dnia następującego po dniu wskazanym jako termin wykonania, jednak łączna wysokość naliczonych kar nie przekroczy 10% wartości netto Umowy. Za wartość Umowy przyjmuje się wynagrodzenie określone w §X”.

W kontekście analizowania kary umownej jako skonkretyzowanej kwoty pieniężnej warto sięgnąć również do orzecznictwa, w którym znajdują się liczne wskazówki, jak skutecznie zastrzegać ją w umowie. Przykładowo, w wyroku z 3 października 2019 r., sygn. akt I CSK 280/18 SN wskazał, że: 

„Kara umowna powinna być możliwa do wyliczenia już w momencie zawarcia umowy, a jej wysokość nie powinna wymagać dowodzenia – może to dotyczyć całej kary umownej, jak i kary umownej za jednostkę czasu w wypadku zwłoki w spełnieniu świadczenia. Takim sposobem, bardzo często spotykanym w praktyce, jest procentowe odwołanie do wartości świadczenia albo wynagrodzenia (ceny), przy czym nie ma problemu, jeżeli wynagrodzenie jest określone stałą kwotą (np. ryczałt w umowie o roboty budowlane). Nie jest natomiast możliwe zastrzeżenie kary umownej odnoszące się do wynagrodzenia kosztorysowego, jako że nie jest możliwe ustalenie jej wysokości w dacie zawarcia umowy, jak również w trakcie trwania robót, np. z powodu odstąpienia od umowy. Możliwe jest natomiast wprowadzenie do umowy innego miernika, nawet jeżeli nie jest związany ze stosunkiem łączącym strony, np. kwoty wynikającej z innej umowy, o ile była stronom znana w chwili umowy zawierającej klauzulę kary umownej”.

Jak skutecznie zastrzec karę umowną i jakich błędów nie popełniać?

Mimo że na pierwszy rzut oka odpowiedź na pytanie: „Co to kara umowna” nie nastręcza dodatkowych wątpliwości, a sama instytucja zdaje się zagadnieniem dość zrozumiałym, to jednak w rzeczywistości jej prawidłowe zastrzeżenie w umowach przysparza naprawdę mnóstwo problemów. W branży budowlanej, ale i nie tylko, pełno jest złych praktyk wprowadzania kar umownych, które to, w razie zaistnienia sporu, mogą zostać z łatwością podważone przez drugą stronę i sąd. 

Stąd też tak ważne jest, by każdorazowo podchodzić do kar umownych indywidualnie, z uwzględnieniem specyfiki danego zlecenia. Przekopiowywanie postanowień o karze umownej z innych umów jest jednym z powszechnych błędów, który ma później dotkliwe konsekwencje dla stron. Zapisy o karze umownej powinny zostać możliwie jak najdokładniej doprecyzowane, aby nie budziło wątpliwości w szczególności, w jakich przypadkach się należy, jaka może być jej maksymalna wysokość i w jaki sposób będzie wyliczana. 

To, co warto mieć na względzie, zastrzegając karę umowną, to, by: 

• odnosiła się ona wyłącznie do zobowiązań o charakterze NIEPIENIĘŻNYM – kara umowna nie może zostać przewidziana np. za opóźnienie w płatności, ponieważ takie zobowiązanie ma charakter pieniężny, 
• została ustalona już na samym początku w „określonej sumie” – niekoniecznie jako kwota X, ale również poprzez określony miernik lub formułę,
• określić, w jakich konkretnie przypadkach (za jakie naruszenia) oraz od jakiego momentu będzie naliczana, np. „brak usunięcia wad wskazanych w protokole w terminie X dni”,
• ustalić jej górny limit, np. „[…] jednak nie więcej niż 10% netto wartości umowy” – mimo że przepisy nigdzie nie odnoszą się wprost do obowiązku wskazania górnej granicy kary umownej, to jednak taka praktyka jest rekomendowana przez orzecznictwo.

Ważne: Pamiętaj, że na mocy art. 484 § 2 KC, jeśli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej. To samo dotyczy wypadku, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana. Jest to tzw. miarkowanie kary umownej.