Co zrobić, gdy zamawiający wzywa do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny? Jaki masz termin na odpowiedź? Co i jak napisać? 

Składasz ofertę w postępowaniu o zamówienie publiczne. Jednak podana przez Ciebie cena budzi wątpliwości zamawiającego. Uważa on, że podana cena jest rażąco niska, że wykonanie zamówienia za tę cenę nie jest możliwe. Zamawiający wzywa do złożenia wyjaśnień wskazanej przez Ciebie ceny. Masz tylko jedną szansę, by obronić ofertę! Sprawdź, jak wyjaśnić rażąco niską cenę! 

Rażąco niska cena PZP – kiedy występuje rażąco niska cena?

Rażąco niska cena, o której mowa w ustawie Prawo zamówień publicznych, nie doczekała się swojej definicji ustawowej. Z pomocą przychodzi jednak doktryna prawnicza i orzecznictwo, które przyjmują, że rażąco niska cena to cena niewiarygodnie niska w porównaniu z cenami rynkowymi dla ofert podobnego rodzaju

Rażąco niska cena stanowi sygnał ostrzegawczy dla zamawiającego, że zlecenie może zostać wykonane niedokładnie lub wykonawca może posłużyć się materiałami niskiej jakości. Właśnie dlatego, jeśli cena zaoferowana przez wykonawcę zdaje się zamawiającemu rażąco niska, ma on prawo zażądać od Ciebie wyjaśnień. 

Rażąco niska cena – jak wyjaśnić? 

Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu, spoczywa właśnie na wykonawcy. 

Twoje wyjaśnienia muszą odpowiadać treści wezwania. Jeżeli zamawiający wskaże w wezwaniu do wyjaśnień elementy ceny oferty, które jego zdaniem wymagają takich wyjaśnień, to wykonawca zobowiązany jest udzielić wyjaśnień co najmniej w zakresie zakreślonym przez zamawiającego (KIO 3750/21).

Twoje wyjaśnienia muszą być wyczerpujące i konkretne. Musisz wskazać:

  • jakie okoliczności spowodowały obniżenie ceny oferty, 
  • w jaki sposób przekładają się one na poziom kosztów, 
  • jakich oszczędności możesz dzięki nim dokonać (KIO 500/23).

Ważne: Wyjaśnienia powinny być w dodatku poparte dowodami. Dowody te powinny potwierdzać ponoszone przez wykonawcę koszty i okoliczności umożliwiające ich obniżenie (KIO 115/22).

Rażąco niska cena – co nie zadziała przy wyjaśnieniach? 

Mnożenie ogólników o Twoim wielkim doświadczeniu, znakomitej organizacji produkcji, optymalizacji kosztów, wdrożeniu niezwykle nowoczesnych i energooszczędnych technologii, posiadaniu wykwalifikowanej, taniej kadry, korzystnym położeniu bazy, magazynów itp. – tak nie powinny wyglądać Twoje wyjaśnienia, gdy zamawiający zarzuca Ci, że podana przez Ciebie cena jest rażąco niska. Nie działa również samo przytoczenie treści przepisów, orzecznictwa. 

Rażąco niska cena – dowody i dobre praktyki. Co warto uwzględnić? 

Gdy przedstawiasz wyjaśnienia co do rażąco niskiej ceny, bazuj na dowodach.

  • Podaj minimalne wynagrodzenie, które będzie obowiązywało w trakcie realizacji zamówienia (KIO 9/23).
  • Wskaż, jaki zakres zamówienia zrealizujesz własnymi siłami, a jaki zasobem podwykonawców. 
  • Wykaż, że przychody z tytułu realizacji zamówienia, co najmniej w całości pokryją koszty związane z jego realizacją. Nie jest warunkiem koniecznym, aby zysk ten był odpowiednio wysoki (KIO 2446/23).

Zysk wykonawcy nie musi być postrzegany wyłącznie w kategoriach finansowych. Zysk może mieć również wymiar niematerialny, wyrażający się choćby w zdobytym doświadczeniu, jakie wykonawca nabywa poprzez realizację zamówienia, czy też możliwości kontynuowania działalności gospodarczej poprzez uzyskanie zamówienia (KIO 154/24). Możliwe są również sytuacje, w której sam fakt realizacji zamówienia będzie zyskiem dla wykonawcy, gdyż umożliwia mu kontynuowanie działalności gospodarczej (KIO 2816/22). 

Jednak, jeśli przedstawisz wyjaśnienia bez jakichkolwiek dowodów, może to skutkować eliminacją tej oferty z przetargu (KIO 3583/2023). Konieczność poparcia przedstawianych wyjaśnień dowodami ma kluczowe znaczenie dla ich oceny, ponieważ same wyjaśnienia rzadko kiedy mogą być uznane za w pełni obiektywne (KIO 2363/23).

Złożone dowody powinny potwierdzać okoliczności zawarte w wyjaśnieniach, np. uzyskanie rabatu, oferty od dostawców, umowy z podwykonawcami.

Rażąco niska cena – termin na wyjaśnienia 

Ile masz czasu na przedstawienie wyjaśnień? Odpowiedzi na to pytanie również nie znajdziemy bezpośrednio w przepisach, ponieważ ustawa milczy na ten temat. Zamawiający ma więc swobodę w zakresie wyznaczania terminu na przygotowanie wyjaśnień przez wykonawcę. Powinien jednak uwzględnić specyfikę danej oferty, złożoność zapytania i wątków do wyjaśnienia oraz rodzaj zamówienia. 

Zobacz także

Co to kara umowna? Kara umowna jako skonkretyzowana kwota pieniężna

Co to kara umowna? Kara umowna jako skonkretyzowana kwota pieniężna

W Twojej umowie znajdują się zapisy o karze umownej? Zanim ją podpiszesz, skonsultuj treść z prawnikiem – dzięki temu zyskasz pewność, że w przyszłości będziesz mógł ze spokojem powołać się na odpowiednie postanowienia i otrzymać należną kwotę za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie zobowiązania. 

czytaj dalej
Odwołanie do KIO – termin i zasady jego liczenia

Odwołanie do KIO – termin i zasady jego liczenia

Nie wiesz, jak skutecznie odwołać się do KIO? Terminy to nie jedyny problem, jaki może stanąć na Twojej drodze. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, nie zwlekaj – od razu skonsultuj je z prawnikiem specjalizującym się w zamówieniach publicznych! 

czytaj dalej